En posts anteriores hemos hablado de qué es el Servicios de Asistencia Técnica y de la importancia que tiene para empresas dedicadas a prestarlos, el disponer de un software de gestión específicamente diseñado para gestionar esta actividad.
En la entrada de esta semana hablaremos más en detalle de un complemento ideal para nuestra aplicación SAT que nos permitirá gestionar el trabajo de soporte, mantenimiento, reparaciones etc. desde fuera de la oficina y desde cualquier dispositivo móvil.
Gracias a este tipo de aplicaciones podremos controlar el trabajo de nuestros técnicos en tiempo real, asignando tareas desde la central y recibiendo reportes del trabajo realizado, gracias a un proceso de “sincronización” de datos entre el dispositivo móvil y el Servidor Central de nuestro negocio.
QUÉ NECESITAMOS
Para poder utilizar este tipo de aplicaciones será necesario disponer de un dispositivo móvil, móvil o Tablet para poder instalar la aplicación.
Un software de gestión SAT compatible con el uso de dispositivos móviles.
Para el software de gestión GotelGest.Net, es necesario disponer de una ip fija para una correcta comunicación entre el dispositivo móvil y la central (pulsa el Enlace si quieres ampliar la información sobre este tipo de IP).
Y, por supuesto, necesitaremos disponer de conexión a internet para que los datos puedan “viajar” entre ambos dispositivos.
CÓMO FUNCIONA
Una vez configurado el sistema, podremos enviar avisos desde la oficina al técnico que deseemos. El sistema de forma automática enviará dicha notificación al técnico en cuestión con el trabajo a realizar.
El técnico al recibir el “aviso” procederá a realizar la tarea que se le ha asignado. Para ello, podrá añadir materiales, mano de obra, desplazamiento, observaciones sobre el trabajo, hacer fotográficas e incluso recoger la firma del cliente. Una vez finalizada la intervención, estos datos se sincronizarán con la central.
Gracias a este tipo de herramientas la comunicación es constante con nuestros trabajadores permitiendo una mayor eficiencia en el desarrollo de nuestro servicio de asistencia o mantenimiento. Además, nos permite olvidarnos del papel y de tener que volcar toda la información en la oficina una vez que el técnico llega con el parte de trabajo.
A continuación os dejamos un vídeo demostrativo
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QUÉ DEBE CONTENER
Lo mas importante es que la aplicación sea sencilla en su manejo, intuitiva, ágil y que cubra las necesidades para la correcta gestión de nuestro servicio técnico. No debemos olvidar que son los técnicos los principales usuarios y la tarea principal que deben desarrollar es atender al cliente.
Desde GotelGest, nuestra solución móvil del software de gestión SAT, contiene las siguientes funcionalidades básicas:
- Opciones de Conectividad: Dado que se puede trabajar de forma desconectada, no siempre dispondremos de conexión a internet, la aplicación tiene una base de datos con todo lo necesario para realizar la intervención, reparación o asistencia a nuestro cliente y cuando logremos reconectar a una red poder enviar los datos de nuevo.
- Gestión de Avisos: El técnico debe conocer en todo momento el trabajo que le ha sido asignado, el cliente del que procede, cuándo tiene que realizar el trabajo, qué tiene que realizar y su localización.
Intervenciones: Llevar un control exhaustivo de los trabajos que ha realizado el técnico, éste debe poder acceder fácilmente a todas aquellas intervenciones que haya realizado, a modo de consultas o para completarlas, si fuera necesario.
- Gastos: Esta funcionalidad le permitirá al técnico introducir y llevar un control de los distintos gastos en los que ha incurrido para realizar su actividad: combustibles, dietas….
- Materiales: Los técnicos deben tener de un “pequeño” almacén donde puedan tener acceso a los distintos materiales con los que disponen para realizar, las reparaciones, asistencias etc.
- Clientes: Un completo listado de clientes donde puedan consultarse detalles sobre éstos que nos puedan hacer falta para realizar el trabajo.
- Impresoras: En la mayor parte de los servicios de este tipo, necesitaremos imprimir mínimamente alguna confirmación del trabajo realizado, en caso de ser necesario, existen una gran variedad de impresoras en el mercado compatibles con este tipo de dispositivos. Un lugar donde configurarla es importante aunque no esencial para el uso operativo de una aplicación de este tipo.
Queremos recalcar en este post, que si bien el sistema de movilidad no es esencial para gestionar nuestro departamento de servicio técnico, todo lo comentado va dirigido a eliminar el papel, y ganar en agilidad y eficacia, automatizando en lo posible la comunicación con nuestros técnicos dejando que se centren en su labor principal, la realización de la asistencia al cliente.
