¿Qúe es el SAT? Ventajas de disponer de un software específico

Nos referimos al SAT (Módulos Servicio de Asistencia Técnica en GotelGest.Net), como el departamento o actividad  específica de un  negocio que se encarga de la gestión del mantenimiento o reparación de instalaciones, maquinaria o productos a los que está asociado.

El proceso de compra de un producto lleva incorporado, en muchos casos, una garantía, un período en el que el fabricante o comercializador del producto está obligado a responder de los posibles defectos…  Uno de los cometidos del SAT (Servicio de Asistencia Técnica) consistirá en atender este tipo de garantías.

También, por supuesto, se pueden atender controles preventivos o mantenimientos periódicos contratados por nuestros clientes, todo ello desde un apartado específico de nuestro programa de gestión y completamente integrado con éste.

Podemos encontrarnos con las siglas CAST “Centro Autorizado de Servicio Técnico”, usado para diferenciarse del resto de centros SAT, esa diferencia radica fundamentalmente en la obligatoriedad de cumplimiento de unas reglas impuestas por los fabricantes a los cuales prestan sus servicios, con el objeto de ofrecer un servicio de excelencia a sus clientes conservando la imagen de marca a la que representan.

En el caso de los CAST se hace imperativo la necesidad de software específico de gestión como GotelGest.net Gestión SAT, que obliguen a cumplir con los procesos de manejo de garantías y optimicen la relación con los clientes y obtener, de esta manera, los certificados de calidad necesarios para el desempeño de su función.

 

VENTAJAS DE DISPONER DE UN PROGRAMA SAT

GotelGest.Net es una solución de gestión de tipo ERP (en inglés: Entreprise Resource Planning), que podemos traducir como un “Sistema de Planificación de Recursos de Empresa”, es decir un programa de gestión que pretende integrar los distintos departamentos o funciones de nuestro negocio.

Disponer de una solución de SAT integrada en este tipo de ERPs, nos permitirá: controlar la labor de nuestros técnicos o equipos, organizar el trabajo, gestionar contratos de mantenimiento y avisos de forma mucho más eficiente, facturar dichos contratos o avisos...

Invertir en una solución de este tipo no es fácil, no sólo por los costes que conlleva la adquisición de un software con estas características, sino también, por el tiempo que hemos de invertir en el aprendizaje y la configuración del mismo, aunque esta inversión pronto se ve recuperada por la agilidad en el trabajo y el histórico de datos que podemos tener en nuestro programa. La experiencia nos ha enseñado que ningún cliente es igual, no importa que se dediquen al mismo o distintos sectores, la organización del trabajo es particular y diferente en cada uno de ellos.

Los programadores y técnicos de soporte de estas soluciones de gestión deben adaptarse y saber ofrecer soluciones a clientes de muy diverso tipo, por esto, podemos catalogarlas como muy complejas y repletas de opciones de configuración diferentes. Sabemos que no es fácil tomar la decisión de usarlos pero, a medio y largo plazo, son claramente una inversión.

Para alcanzar nuestro objetivo, la organización de un Servicio de Asistencia Técnica debería controlar lo siguiente:

RECURSOS

Los recursos con los que debe contar la empresa, tanto humanos como materiales deben estar definidos y controlados en todo momento, su disponibilidad, capacidades, coste…, de esta forma podremos asignarlos a conveniencia de las acciones que tengamos que emprender de Servicio Técnico.

Contar con un completo catálogo de artículos y repuestos para realizar operaciones es esencial, en este sentido, programas de tipo ERP como el que hemos comentado son esenciales.

GESTIÓN DE AVISOS

Ya sea programados o casuales, todo Servicio de Asistencia Técnica debe contar con un completo gestor de avisos de asistencia. Es fundamental para la organización del trabajo disponer de una herramienta ágil que nos permita detallar el solicitante del aviso y poder asignarlo al técnico que corresponda.

GESTIÓN DE INTERVENCIONES

Necesitamos conocer cuál es el resultado del aviso que se ha generado, qué se ha hecho por parte de nuestros técnicos, qué recursos se han empleado, materiales…. todo ello fundamental, tanto para el cumplimiento de garantías, como para poder facturarlo a nuestro cliente correctamente.

Siendo estos los dos pilares básicos con los que debe contar un software de SAT, podemos incluir otros que dependerían de las necesidades de uso que tengamos y que citamos aquí, por considerarlos importantes para una gestión efectiva:

CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

En aquellos casos en los que nuestro negocio se nutra de contratos de mantenimiento, o garantía, será fundamental tener identificada toda la información de nuestros clientes.

Datos fundamentales serían:

• Periodicidades
• Validez del contrato
• Periodicidad de las revisiones y facturación, en su caso
• Elementos que constituyen el contrato de mantenimiento, instalaciones, equipos…

FACTURACIÓN

Esto se logra únicamente desde aplicaciones tipo ERP como las que hemos comentado en este artículo. Tenemos que disponer de las herramientas que nos permitan facturar nuestras intervenciones y contratos de mantenimiento de una forma segura, sin incurrir en duplicidades de información, donde podamos nutrir al programa de la información necesaria desde un solo lugar.

Finalmente, nos gustaría destacar otro tipo de herramientas complementarias, y en algunos casos esenciales, a la hora de gestionar nuestro departamento de Servicio Técnico.

SAT MÓVIL

Cada vez es más demandada la opción de que nuestros técnicos gestionen los avisos, intervenciones, mantenimiento, reparaciones… desde su dispositivo móvil. Con esto conseguiremos evitar el papel, evitamos pérdida de información y ganamos en agilidad, ya que en tiempo real podemos disponer de la información que nos permita conocer qué están haciendo y donde se encuentran nuestros técnicos en cada momento.

Además de gestionar los distintos avisos emitidos desde la central, tenemos la opción de añadir documentación gráfica a las intervenciones y recoger la firma del cliente como conformidad de la intervención realizada.

Todo ello nos ofrece seguridad y tranquilidad en el trabajo desarrollado.

WEB SAT

Sistema de tramitación de avisos a través de web. Sistema de recogida de avisos abierto las 24 h.

Estas aplicaciones basadas en la WEB e integradas en nuestro software de gestión, permitirán a los clientes comunicarnos sus incidencias y controlar su estado, sin saturar a nuestro servicio de atención telefónica, donde además el cliente puede ver en todo momento el estado en el que se encuentra.

A modo de resumen, concluimos que para poder desarrollar una actividad de Servicio Técnico de forma ágil y eficaz es necesario disponer de un software de gestión (programa informático) adaptado a las necesidades del negocio. En Servinet, ofrecemos  soluciones de este tipo para su negocio, adaptables y completas.